Giải pháp chuyển đổi số toàn diện trong công tác thanh quyết toán chi phí tại doanh nghiệp

BIDV là ngân hàng thương mại quốc doanh đầu tiên tiên phong triển khai giải pháp chuyển đổi số trong công tác thanh quyết toán chi phí ngân hàng nhằm chuyển đổi hoàn toàn từ việc luân chuyển hồ sơ chứng từ, phê duyệt, hạch toán, chuyển tiền thanh toán thủ công sang áp dụng tự động hóa và quản lý thẩm quyền phê duyệt thanh toán, quản lý hạn mức chi phí, quản lý hạn mức thanh toán tự động cũng như bổ sung nhiều tính năng kiểm soát rủi ro trong công tác thanh quyết toán chi phí doanh nghiệp.

Là ngân hàng có tổng tài sản lớn nhất tại Việt Nam, BIDV có quy mô hoạt động 189 Chi nhánh trong nước, gần 900 Phòng giao dịch với hơn 27.000 cán bộ, công tác thanh quyết toán chi phí thường xuyên trong toàn hệ thống phát sinh với số lượng, giá trị rất lớn. Theo đó, mục tiêu tự động hóa công tác thanh quyết toán chi phí tại BIDV là một thách thức không hề nhỏ với toàn hệ thống BIDV do đây là một nghiệp vụ mang tính chất “cổ điển”, “nghiệp vụ hỗ trợ và khó thay đổi quy trình”, “nghiệp vụ gắn liền với hồ sơ, chứng từ giấy”. Tuy nhiên, với sự chỉ đạo sát sao của Ban Lãnh đạo cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, BIDV đã chính thức bắt tay vào xây dựng dự án “Chuyển đổi số trong công tác thanh quyết toán chi phí tại BIDV” từ cuối năm 2021.

Giải pháp được xây dựng trên nền tảng kỹ thuật của bộ giải pháp IBM Cloud Pak for Automation. Đây là giải pháp rất mạnh mẽ cho phép tự động hóa các quy trình kinh doanh; giải pháp cũng cho phép kết nối và tích hợp các hệ thống, ứng dụng và dữ liệu khác nhau của doanh nghiệp, ngân hàng với tính bảo mật cao để tạo thành các quy trình hoạt động hiệu quả; cải thiện hiệu suất và giảm thời gian hoàn thành công việc.

Sau 15 tháng kể từ ngày triển khai dự án, giải pháp được chính thức triển khai thí điểm tại 5 chi nhánh trên địa bàn Hà Nội đúng vào dịp tháng 4 năm 2023, cũng là một thời khắc vô cùng đáng nhớ đối với toàn hệ thống BIDV nhân kỷ niệm 66 năm đồng hành và phát triển cùng đất nước và hoàn thành triển khai trên toàn hệ thống BIDV vào tháng 10/2023.

Giải pháp thực hiện đã làm thay đổi toàn diện cách thức tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác thanh toán chi phí doanh nghiệp, với các chức năng chính:

• Khai báo và kiểm soát hạn mức thanh quyết toán chi phí theo chủ trương, hợp đồng: Cho phép khai báo, kiểm tra cấp phê duyệt và kiểm soát hạn mức thanh quyết toán chi phí.
• Màn hình tác nghiệp được tùy chỉnh theo nghiệp vụ: Cho phép khai báo tham số quản lý linh hoạt, có thể điều chỉnh online, thường xuyên đáp ứng sự thay đổi về tính chất nghiệp vụ cũng như về chính sách, hỗ trợ tối ưu cho người dùng cuối.
• Tự động xác lập và chuyển giao dịch: Cho phép tự động chuyển đến các cấp kiểm tra/phê duyệt trên luồng quy trình dựa trên hạn mức ma trận phê duyệt (được cài đặt tham số theo phân cấp ủy quyền).
• Tự động bóc tách thông tin chi phí, thuế và chi tiết hóa đơn từ việc upload file hóa đơn XML và hỗ trợ các tính năng quản lý hóa đơn đầu vào.
• Hạch toán và chuyển tiền tự động: Cho phép tích hợp hệ thống hạch toán để ghi nhận vào sổ sách kế toán và thực hiện các giao dịch chi tiền/chuyển tiền tự động.
• Tự động thiết lập các mẫu biểu chứng từ: căn cứ thông tin người dùng nhập liệu khi khởi tạo giao dịch được số hóa, lưu trữ điện tử trên hệ thống ECM toàn bộ hồ sơ chứng từ của giao dịch.
• Giám sát thực thi các nhiệm vụ, công việc phát sinh và cung cấp phản hồi liên tục cho các cá nhân, người quản lý, lãnh đạo về trạng thái của tất cả các nhiệm vụ công việc trên quy trình.

Qua đó, đã giúp BIDV tiết giảm chi phí nhân lực, vật lực, nâng cao chất lượng công tác kiểm soát, quản trị hoạt động tài chính trong công tác thanh quyết toán chi phí. Bên cạnh đó, giải pháp sẽ tạo tiền đề cho việc nghiên cứu mở rộng kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho BIDV để tự động hoàn toàn, khép kín từ khâu đặt hàng, bàn giao, thanh toán,…các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh giữa BIDV và các nhà cung cấp này.

Giải pháp chuyển đổi số toàn diện trong công tác thanh quyết toán chi phí tại BIDV là một trong 07 sản phẩm của ngân hàng vinh dự nhận Giải thưởng Sao Khuê 2024, khẳng định vị thế của BIDV là ngân hàng thương mại có chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Đồng thời, BIDV giữ vai trò ngân hàng tiên phong trong việc thúc đẩy tạo dựng các hệ sinh thái số, luôn đi đầu trong công tác chuyển đổi số ứng dụng các thành tựu của cách mạng 4.0 vào hoạt động, theo đúng mục tiêu từ Nghị quyết về chiến lược kinh doanh BIDV đến năm 2025, tầm nhìn năm 2030.

Theo BIDV