Giải pháp văn phòng điện tử Tasken eOffice được vinh danh tại Sao Khuê 2025

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, nhu cầu chuyển đổi số trong hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết. Từ những tác vụ văn phòng truyền thống đến quy trình điều phối công việc, phê duyệt hay kiểm soát chi tiêu – tất cả đều cần được tối ưu hóa để đáp ứng yêu cầu về tốc độ, minh bạch và hiệu quả.

Với mong muốn giải quyết trọn vẹn những bài toán đó, nền tảng văn phòng điện tử Tasken eOffice được phát triển như một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp số hóa trình làm việc – từ quản lý công việc, dự án, tài liệu, nhân sự cho đến giao tiếp và phê duyệt nội bộ – tất cả đều được thực hiện trong một nền tảng thống nhất, bảo mật và thân thiện với người dùng.

Tasken eOffice là sản phẩm chiến lược do Opus Solution phát triển trên nền tảng công nghệ Microsoft. Không chỉ đơn thuần là một giải pháp văn phòng số, Tasken còn là một nền tảng quản trị thông minh, tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft 365, do đó tương thích tuyệt đối với các công cụ như Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI… Doanh nghiệp không cần đầu tư thêm hệ thống rời rạc mà vẫn có thể quản lý toàn bộ quy trình văn phòng trong một giao diện đồng nhất, thân thiện và dễ sử dụng.
Tất cả thông tin được xử lý và lưu trữ an toàn theo chuẩn bảo mật Microsoft, tích hợp chặt chẽ với Azure AD, cho phép xác thực một lần (SSO), đảm bảo trải nghiệm đăng nhập liền mạch và an toàn tuyệt đối.

Một trong những điểm nhấn mang tính đột phá của Tasken eOffice trong năm 2025 là sự xuất hiện của Tasken AI – Trợ lý văn phòng ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong các hoạt động điều hành và ra quyết định.

Khác với các chatbot truyền thống chỉ phản hồi câu hỏi, Tasken AI được huấn luyện trên ngữ cảnh doanh nghiệp, hiểu cấu trúc tổ chức, quy trình nghiệp vụ và có khả năng phân tích dữ liệu nội bộ để đưa ra cảnh báo, gợi ý và hỗ trợ người dùng hành động thông minh hơn. Nhờ khả năng ngôn ngữ tự nhiên mạnh mẽ, người dùng chỉ cần đặt câu hỏi bằng tiếng Việt như: “Trình trạng xử lý đơn xin nghỉ phép của tôi thế nào?” hoặc “Dự án A đang bị chậm ở khâu nào?”, Tasken AI sẽ phân tích và phản hồi chi tiết, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và nâng cao chất lượng tương tác.

Ví dụ ứng dụng nổi bật trong module Quản lý nhân sự (Tasken HRM AI):

• Tối ưu hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng với công nghệ AI hiện đại: Tự động scan và phân tích CV, sàng lọc ứng viên theo tiêu chí, thực hiện phỏng vấn sơ bộ bằng AI, đồng thời điều phối lịch phỏng vấn tự động giữa các bên. Giải pháp giúp doanh nghiệp rút ngắn đến 70% thời gian tuyển dụng, tăng độ chính xác và nâng cao trải nghiệm ứng viên.
• Tự động trả lời câu hỏi nhân sự: Nhân viên có thể hỏi AI những câu như “Tôi còn bao nhiêu ngày phép trong năm?”, “Quy trình xét duyệt tăng lương thế nào?”, “Phụ cấp công tác được tính ra sao?”, và nhận được phản hồi chính xác ngay lập tức dựa trên chính sách công ty và dữ liệu cá nhân.
• Phân tích rủi ro nhân sự: Khi một phòng ban có tỷ lệ nghỉ việc tăng đột biến, Tasken AI sẽ tự động phân tích các biến số như khối lượng công việc, đánh giá hiệu suất, phản hồi khảo sát nội bộ… để đưa ra cảnh báo sớm và gợi ý giải pháp điều chỉnh.
• Đề xuất nhân sự phù hợp: Khi có một đề xuất thành lập dự án mới, Tasken AI có thể gợi ý danh sách nhân sự phù hợp dựa trên kỹ năng, lịch trình công việc, kết quả đánh giá năng lực và hiệu suất trong quá khứ.

Không chỉ dừng lại ở số hóa quy trình, Tasken eOffice còn cung cấp Ví điện tử doanh nghiệp – công cụ thanh toán nội bộ thông minh dành cho các giao dịch như tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán chi phí tiếp khách, đào tạo, công tác…

Tính năng này cho phép nhân viên tạo yêu cầu thanh toán trực tuyến, được xét duyệt qua quy trình điện tử và chuyển tiền trực tiếp thông qua tài khoản nội bộ. Lịch sử giao dịch được lưu trữ chi tiết, tích hợp với các báo cáo tài chính – kế toán, hỗ trợ kiểm toán và giúp lãnh đạo theo dõi ngân sách theo thời gian thực. Nhờ khả năng phân quyền ngân sách linh hoạt, các trưởng bộ phận có thể quản lý chi tiêu của nhóm mình hiệu quả, trong khi bộ phận tài chính vẫn giữ được sự kiểm soát tổng thể.

Hiện tại, Tasken eOffice đã và đang được các doanh nghiệp tin dùng trong nhiều lĩnh vực hoạt động đa dạng như tài chính, giáo dục, bán lẻ, công nghệ… Một số dự án tiêu biểu mà Opus Solution đã triển khai cho khách hàng có thể kể đến như Hệ thống Phê duyệt mua hàng của Alchemy Asia, Hệ thống Quản lý hợp đồng, Quản lý văn bản/đề xuất tích hợp chữ ký số của Ajinomoto Việt Nam, Hệ thống quản lý phê duyệt cho Tập đoàn Masan,…

Opus Solution tin rằng chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà là hành trình thay đổi tư duy và cách thức điều hành. Với Tasken eOffice, doanh nghiệp không chỉ sở hữu một công cụ, mà có trong tay một nền tảng mở, thông minh, an toàn và luôn sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi.

Theo NSS