GIải pháp Văn Phòng Điện Tử Tasken eOffice
Trong bối cảnh Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc áp dụng công nghệ vào các cơ chế hoạt động ở mỗi tổ chức là vô cùng cần thiết, cũng là xu thế tất yếu để giảm thiểu khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Hơn nữa, việc đưa phần mềm quản lý vào doanh nghiệp cũng sẽ giúp xây dựng một tổ chức có hệ thống rõ ràng, thúc đẩy tính nhất quán, minh bạch và chính xác.
Tasken eOffice, được Opus Solution nghiên cứu và xây dựng, là một hệ thống quản lý công việc nội bộ cũng như quản lý các quy trình phê duyệt tự động, trực tuyến, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trên con đường chuyển đổi số.
Sản phẩm cung cấp dịch vụ SaaS sử dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI), Xử lý dữ liệu lớn (Big Data), lưu trữ điện toán đám mây (Cloud Computing), có sẵn trên nhiều nền tảng và được tích hợp với các công cụ mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng, Tasken eOffice cung cấp quyền truy cập cho tất cả nhân viên, giúp họ có thể dễ dàng theo dõi các công việc được giao, các tài liệu cần thiết hoặc các yêu cầu, đề nghị cần được phê duyệt, chỉ bằng một vài thao tác đơn giản trên máy tính, có thể thực hiện được ở bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu.
Tasken eOffice bao gồm nhiều module khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, Opus Solution sẽ tiến hành phân tích, tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp nhất, không chỉ giúp doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi kĩ thuật số, hiện đại hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu suất kinh doanh, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí.
Hiện tại, Tasken eOffice đã và đang được các doanh nghiệp tin dùng trong nhiều lĩnh vực hoạt động đa dạng như tài chính, giáo dục, bán lẻ, công nghệ… Một số dự án tiêu biểu mà Opus Solution đã triển khai cho khách hàng có thể kể đến như Hệ thống Phê duyệt mua hàng của Alchemy Asia, Hệ thống Quản lý hợp đồng, Quản lý văn bản/đề xuất tích hợp chữ ký số của Ajinomoto Việt Nam, Hệ thống quản lý phê duyệt cho Tập đoàn Masan,…
Hệ thống quản lý, phê duyệt của Tasken eOffice có thể chia làm hai yếu tố chính: phê duyệt và lưu trữ. Với nhu cầu phê duyệt một đề nghị, hệ thống cho phép nhân viên tạo đề nghị, chỉ định các cấp phê duyệt có liên quan và gửi đi. Điều đó sẽ giúp thiết lập một luồng phê duyệt rõ ràng, cụ thế, đến đúng người và vào đúng thời điểm, cho phép các tổ chức dễ dàng theo dõi và báo cáo về nhiều đề nghị phê duyệt khác nhau, cung cấp cho người yêu cầu, người phê duyệt và quản trị viên khả năng hiển thị đầy đủ trong một quy trình xử lý. Những người liên quan sẽ nhận được thông báo từ hệ thống hoặc qua email với đầy đủ thông tin của một yêu cầu phê duyệt, điều này tương đương với độ trễ ít hơn, trong đó các nút thắt được giải quyết nhanh chóng và hoàn toàn tránh được các rủi ro nhất định.
Hơn nữa, Hệ thống Phê duyệt của Tasken Eoffice còn hỗ trợ tích hợp chữ kí số cho tài liệu. Nhân viên chỉ cần gửi lên hệ thống tài liệu muốn phê duyệt và trình ký, điền các trường thông tin cần thiết, chọn các cấp phê duyệt và kéo thả vị trí chữ ký cho họ, sau đó chỉ với một cú click chuột để đề nghị được gửi đi là hoàn thành thao tác. Các cấp lãnh đạo, những người liên quan trực tiếp đến tài liệu này sẽ được hệ thống thông báo, họ cũng không cần phải chờ đợi nhau, chờ người này ký trước rồi mới đến lượt mình, tất cả mọi người sẽ được ký song song trên hệ thống. Quá trình ký số cũng cực kì đơn giản và nhanh chóng. Với chữ ký của mỗi cá nhân đã được cài đặt trước đó trên hệ thống, khi người dùng chọn Ký, thì hệ thống sẽ tự động tích hợp chữ ký của họ vào tài liệu, vào vị trí tên của họ mà người gửi đề nghị đã kéo thả trước đó. Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về người ký như họ tên, chức vụ, chữ ký hay dấu mộc.
Về lưu trữ, Tasken eOffice cho phép người dùng quản lý, lưu trữ một lượng lớn tài liệu. Vùng “ảo” mà hệ thống cung cấp sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ lên đến hàng triệu hồ sơ, tài liệu khác nhau mà không sợ sẽ xảy ra rủi ro so với cách lưu trữ truyền thống trước đây như tài liệu bị hỏng, trùng lặp, sai thông tin mà thời gian đã qua lâu nên rất khó tìm kiếm và sửa chữa. Hệ thống phát triển nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp loại bỏ các kho lưu trữ lớn và thủ công mà thay vào đó sẽ đưa dữ liệu vào hệ thống máy tính để quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Hệ thống quản lý, lưu trữ còn cung cấp tính năng kiểm soát phiên bản, tự động lưu từng phiên bản mới của tài liệu dưới dạng bản sao, vì vậy nhân viên có thể truy cập toàn bộ lịch sử của tài liệu và hoàn tác về bất kỳ phiên bản nào trước đó.
Với tư cách là nhà tư vấn doanh nghiệp Việt Nam đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số, Opus Solution luôn hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với các quý doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp đang từng bước hướng tới chuyển đổi số. Khi làm việc với Opus Solution, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm, Opus Solution luôn đảm bảo sản phẩm giao cho bạn là sản phẩm tốt nhất. Không chỉ đồng hành cùng Quý Công ty trong quá trình hợp tác, Opus Solution vẫn sẽ tiếp tục sát cánh cùng Quý Công ty trong giai đoạn sau để hỗ trợ bảo hành, tư vấn các giải pháp nhằm đưa mối quan hệ của hai bên tiến triển tốt đẹp và tiếp tục gặt hái được nhiều thành công trong tương lai. Với tâm niệm “Thành công của khách hàng cũng là thành công của chúng tôi”, công ty Opus Solution sẽ giúp các khách hàng của mình nâng cao hiệu quả công việc, tăng mức độ cạnh tranh và khai thác tốt nhất dữ liệu mình đang có.
Theo Opus Solution
