Trong kỷ nguyên số hóa, dữ liệu được ví như “vàng đen” của mỗi tổ chức. Thế nhưng, làm thế nào để quản lý, bảo quản và khai thác nguồn tài nguyên này một cách khoa học, an toàn lại là bài toán nan giải. Mới đây, tại Lễ trao giải Sao Khuê 2026, Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử VNPT iStorage đã xuất sắc được vinh danh, khẳng định vị thế là giải pháp đột phá nâng tầm quản trị tài liệu cho các cơ quan, doanh nghiệp.
“Núi hồ sơ” và nỗi lo không tên của khối hành chính
Khi 60% thời gian của văn thư – chuyên viên trôi theo việc tìm tài liệu cũ, khi mỗi đợt thanh tra lưu trữ là một lần “đứng tim” vì sợ thiếu hồ sơ, sợ sai quy trình tiêu hủy – bài toán không còn là “có nên số hóa” mà là “số hóa thế nào để đúng luật, đúng tiến độ.”
Tại nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ vẫn đang tồn tại một thực trạng quen thuộc: hồ sơ, tài liệu giấy chất đầy kho, tra cứu một văn bản có khi mất nửa ngày; mỗi cá nhân, mỗi phòng ban lưu trữ theo cách riêng, không liên kết, không thống nhất. Đến kỳ nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử lại loay hoay vì thiếu danh mục, thiếu metadata; còn việc tiêu hủy tài liệu hết hạn bảo quản thì không ai dám chắc đã đúng trình tự, đúng thẩm quyền. Đặc biệt, khung pháp lý về lưu trữ vừa có những thay đổi lớn mà nhiều đơn vị chưa kịp cập nhật quy trình nội bộ theo kịp. Đây không phải là vấn đề của riêng một cơ quan – đó là “điểm nghẽn” chung của cả hệ thống hành chính trong tiến trình chuyển đổi số.
Nắm bắt nhu cầu cốt lõi đó, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT – doanh nghiệp công nghệ tiên phong, đối tác tin cậy được Chính phủ và các bộ ngành lựa chọn thực hiện các dự án nền tảng quốc gia như Trục liên thông văn bản, Cổng Dịch vụ công, Cơ sở dữ liệu về dân cư, Cán bộ Công chức viên chức… – đã nghiên cứu và phát triển thành công VNPT iStorage. Giải pháp này ra đời như một “trợ thủ đắc lực” giúp các cơ quan tổ chức đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số thành công.
VNPT iStorage – Hệ sinh thái quản trị tài liệu, hồ sơ số thông minh
VNPT iStorage không đơn thuần là một phần mềm lưu trữ – đây là hệ sinh thái số hóa toàn trình nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, mô phỏng đầy đủ quy trình lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống lên môi trường số, đồng thời bám sát các quy định pháp luật hiện hành về lưu trữ điện tử (Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 05/2025 và 06/2025/TT-BNV cùng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan).
Khác với các phần mềm số hóa thông thường chỉ “lưu file”, VNPT iStorage bao phủ toàn bộ vòng đời hồ sơ, tài liệu – từ lúc hình thành đến khi hết giá trị sử dụng. Sản phẩm sở hữu bộ tính năng quản trị toàn diện và khép kín như: Quản trị hệ thống, Quản lý danh mục, Lập danh mục hồ sơ, Thu thập tài liệu, Khai thác tư liệu, Quản trị hồ sơ hết hạn bảo quản và quy trình tiêu hủy cần thiết. Mọi việc bắt đầu từ khâu lập danh mục hồ sơ (DMHS) hàng năm, được xây dựng và phê duyệt ngay trên hệ thống theo đúng cơ cấu tổ chức của từng đơn vị. Trong suốt quá trình xử lý công việc, hồ sơ tiếp tục được mở, cập nhật văn bản, tài liệu một cách liên tục, thay cho việc photocopy, sắp xếp thủ công như trước. Khi công việc hoàn thành, hồ sơ được thu thập, kiểm tra, đóng gói và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng chuẩn quy định – đây vốn là khâu hay phát sinh thiếu sót nhất khi làm bằng tay, nay được hệ thống kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu vào.
Ở giai đoạn bảo quản và khai thác, người dùng có thể tra cứu, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu theo đúng phân quyền chỉ trong vài giây, đồng thời hệ thống cũng hỗ trợ số hóa tài liệu giấy còn tồn đọng để đưa vào kho dữ liệu chung. Với những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, VNPT iStorage hỗ trợ lập danh mục, đóng gói và chuyển giao sang Lưu trữ lịch sử đúng quy trình. Và ở giai đoạn cuối cùng – khi tài liệu hết hạn bảo quản – hệ thống hỗ trợ xác định giá trị tài liệu, lập hội đồng, phê duyệt và thực hiện tiêu hủy đúng trình tự, đúng thẩm quyền, giúp loại bỏ hoàn toàn nỗi lo “làm sai mà không biết” vốn rất phổ biến khi thực hiện thủ công.
Nhờ bám sát từng mốc nghiệp vụ thực tế như vậy, mỗi nhóm người dùng – Lãnh đạo, Chuyên viên, Văn thư – đều có thể nhận ra ngay phần việc hàng ngày của mình đang được hệ thống hóa ở đâu, thay vì phải tự hình dung cách áp dụng một phần mềm “chung chung” vào công việc cụ thể.
Giá trị thực tế cho từng nhóm người dùng
Với Lãnh đạo, cái khó nhất xưa nay là kiểm soát tổng thể tình trạng hồ sơ và sự lúng túng mỗi khi có đoàn thanh tra. VNPT iStorage giải quyết điều đó bằng hệ thống báo cáo, thống kê trực quan theo thời gian thực, cho phép nắm bắt toàn bộ vòng đời hồ sơ và yên tâm hơn về việc tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Với Chuyên viên, thời gian quý giá không còn bị “ngốn” vào việc lật từng tập hồ sơ giấy để tìm một văn bản. Khả năng tra cứu tức thì theo nhiều tiêu chí, cùng cơ chế chia sẻ và khai thác tài liệu linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo đúng phân quyền, VNPT iStorage giúp công việc hàng ngày trôi chảy hơn nhiều.
Là bộ phận trực tiếp đối mặt với áp lực khổng lồ từ việc lập danh mục, thu thập đến nộp lưu hồ sơ, đội ngũ văn thư giờ đây đã được giải phóng nhờ công nghệ tự động hóa. Hệ thống VNPT iStorage tự động xử lý toàn bộ luồng nghiệp vụ khép kín từ khâu tiếp nhận, đưa vào lưu trữ cơ quan cho đến việc tiêu hủy hồ sơ hết hạn. Tất cả đều diễn ra chuẩn xác theo đúng trình tự pháp lý mà nhân sự không cần phải ghi nhớ máy móc hay rà soát thủ công từng bước.
Thay đổi phương thức lưu trữ truyền thống để đón đầu tương lai là bước đi tất yếu của các tổ chức doanh nghiệp dẫn đầu. Với những ưu điểm vượt trội phù hợp cho mọi cấp nhân sự, VNPT iStorage xứng đáng là “người đồng hành” tin cậy trên hành trình số hóa văn phòng của bạn. Và Giải thưởng Sao Khuê 2026 không chỉ là danh hiệu – đó là sự xác nhận từ hội đồng chuyên môn về tính ứng dụng thực tiễn của VNPT iStorage tại các cơ quan, tổ chức đã triển khai. Đầu tư vào VNPT iStorage hôm nay là đầu tư vào một quy trình lưu trữ chuẩn hóa, đúng luật và sẵn sàng cho chặng đường chuyển đổi số dài hạn.
Theo NSS
