Tích hợp nhiều hệ thống quản lý: xu hướng giúp nâng cao năng suất, chất lượng trong quá trình chuyển đổi số

Các doanh nghiệp tại Việt Nam đang tăng tốc chuyển đổi số với những hành động triển khai cụ thể để hoàn thành các mục tiêu cơ bản trong “Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia năm 2025, định hướng đến năm 2030”.

Tín hiệu tích cực trong chuyển đổi số

Theo Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT), tỷ trọng kinh tế số trong GDP đã đạt 10,41% so với mức 9,6% tại cuối năm 2021. Trong quý 1/2023, Kinh tế số Việt Nam tiếp tục có sự tăng trưởng ấn tượng, tăng 3,99% so với quý 4/2022, đạt 13.6% và tỷ trọng kinh tế số trong GDP đạt mốc 14,62%. Tuy vậy, vẫn còn cách khá xa mục tiêu đề ra cho năm 2025 là 20% GDP. Từ thời điểm này đến năm 2025 sẽ là giai đoạn tăng tốc chuyển đổi số và những doanh nghiệp trong nước nắm một vai trò quan trọng.

Tính đến ngày 17/3/2023, số lượng doanh nghiệp SME tiếp cận Chương trình thúc đẩy chuyển đổi số đạt 749.665 doanh nghiệp (tăng 17.502 doanh nghiệp, tăng trưởng 2,3% so với tháng 2/2023). Số lượng doanh nghiệp SME sử dụng nền tảng của Chương trình khoảng 107.221 doanh nghiệp (tăng trưởng 17.213 doanh nghiệp, tăng 16% so với tháng 2/2023).

Chính phủ đang thúc đẩy mạnh quá trình “Chuyển đổi số” ở các cấp quy mô lớn. Đây là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số. Theo thống kê, các doanh nghiệp SME chiếm 90% tổng số doanh nghiệp trên cả nước, nếu số lượng này tiếp cận với chuyển đổi số, việc đạt mục tiêu đề ra là hoàn toàn khả thi, thậm chí là vượt xa con số 20% trong năm 2025. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc chuyển đổi số.

Doanh nghiệp gặp khó

Những doanh nghiệp đã và đang trong quá trình chuyển đổi số là những doanh nghiệp có tầm nhìn xa, linh hoạt để thích nghi với thời đại mới. Lợi thế của chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp là mang đến năng suất làm việc cao hơn, quy trình hoạt động, vận hành được tối ưu, tiết kiệm chi phí. Dẫu vậy, doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình này.

Các doanh nghiệp hiện đang sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc để phục vụ các nghiệp vụ khác nhau từ nhiều nhà cung cấp dẫn đến việc các ứng dụng này không kết nối với nhau và thiếu kết nối với những hệ thống khác bên ngoài. Khi doanh nghiệp tăng trưởng và lớn dần lên thì các ứng dụng này không còn phù hợp, cần phải thay, riêng việc thu thập các dữ liệu từ ứng dụng này để nâng cấp mất rất nhiều thời gian, thậm chí không có tính kế thừa dữ liệu.

“Trước đây, khi giao dịch một căn nhà trong kho dữ liệu của công ty phải thực hiện qua nhiều bước và qua rất nhiều người như nhân viên hành chính, trưởng phòng, sếp duyệt rồi bạn nắm giữ kho “hàng”. Công ty quyết định sử dụng các nền tảng số công việc thuận lợi hơn, chỉ việc ngồi máy tính xử lý công việc và đi gặp khách hàng. Nhưng mệt cái là mỗi quy trình lại có một phần mềm riêng, nhiều khi rối, đến lúc tìm lại không biết đâu mà tìm.” Anh Thế Long – Nhân viên của công ty bất động sản tại Hà Nội chia sẻ.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần có sự tập trung, từ những bước đi nhỏ như tổ chức, điều hành, quản lý hoạt động văn phòng đến quy trình nghiệp vụ hành chính và trên hết phải tích hợp vào một nền tảng duy nhất.

Cũng làm tại một công ty bất động sản tại Hà Nội, chị Thùy Linh cảm thấy công việc hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp số hóa MobiFone Smart Office. Chị cho biết:

“Sau khi doanh nghiệp chuyển qua dùng phần mềm tiết kiệm được rất nhiều thời gian, giấy mực, không phải thực hiện công việc qua nhiều bước như soạn thảo văn bản, in ấn, xin phê duyệt rồi lại chuyển qua bộ phận khác,… Giờ chỉ cần dùng máy tính, ngồi một chỗ, công việc đơn giản hơn nhiều”.

MobiFone Smart Office – Giải pháp toàn diện cho văn phòng số

MobiFone Smart Office được biết đến là bộ giải pháp số hóa văn phòng hàng đầu hỗ trợ cho doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số. Giải pháp sở hữu kho tính năng đa dạng, số hóa các tác vụ văn phòng giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý, điều hành hoạt động văn phòng, các quy trình nghiệp vụ hành chính một cách nhanh gọn và hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất.

Sau khi triển khai giải pháp Smart Office của MobiFone (eOffice và eCabinet), mọi văn bản trình ký, giấy tờ nội bộ đều được số hóa, tiết kiệm thời gian và nhân sự đáng kể cho Tổng Công ty (TCT) Thuốc lá Việt Nam.

Đại diện MobiFone chia sẻ, việc triển khai giải pháp Smart Office giúp tiết kiệm 90% thời gian hao phí cho công việc hành chính: “Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian”.

Bên cạnh việc nâng cấp văn phòng khang trang và hiện đại hơn nhờ tiết kiệm không gian lưu trữ giấy tờ, TCT Thuốc lá Việt Nam có thể tiết kiệm nhiều loại chi phí khác khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy như: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí; Cắt giảm không gian lưu trữ tài liệu giấy; Các loại chi phí thất thoát do rủi ro…

Ngoài ra giải pháp phòng họp không giấy tờ eCabinet phù hợp với mô hình đoàn thể, chuyên biệt hơn các sản phẩm họp trực tuyến trên thị trường hiện nay. TCT đã thực hiện hơn 50 cuộc họp hoàn toàn sử dụng hệ thống eCabinet.

Với MobiFone Smart Office, doanh nghiệp có thể tùy ý lựa chọn sử dụng kho tính năng đa dạng có khả năng xử lý hầu hết các vấn đề phát sinh trong công tác văn phòng của một doanh nghiệp. Trong hệ sinh thái của MobiFone Smart Office cung cấp trọn bộ các giải pháp quản lý doanh nghiệp eOffice, quản lý công việc eWork, quản lý nhân sự HRM, kho thư viện tài liệu,…

“Hiện có hơn 8.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng MobiFone Smart Office. Bên cạnh tính năng sản phẩm phù hợp, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động điều hành doanh nghiệp thì giá cả và hình thức thanh toán dịch vụ linh hoạt cũng hấp dẫn các doanh nghiệp trong nước.” Đại diện MobiFone cho biết.

Nhằm giúp doanh nghiệp thử nghiệm chuyển đổi số đơn giản, MobiFone hỗ trợ dùng thử miễn phí bộ giải pháp Smart Office lên tới 3 tháng. Cùng với Smart Office, MobiFone trong vai trò là đơn vị hỗ trợ chuyển đổi số cho các doanh nghiệp đang đem đến nhiều hơn các giải pháp số hiệu quả, hướng đến thực hiện mục tiêu là doanh nghiệp số hàng đầu, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số quốc gia.

Thông tin chi tiết về bộ sản phẩm MobiFone Smart Office truy cập: https://smart-office.vn hoặc hotline 0936.110.116 nhánh 2.

Theo MOBIFONE